En portage salarial, il est possible de bénéficier du remboursement de ses frais professionnels. Parmi eux : les frais de repas, d’hébergement ou encore les frais de transport, achat de vélo électrique compris. Il s’agit d’un véritable avantage par rapport au statut de micro-entrepreneur qui ne permet pas le remboursement des frais professionnels. Mais encore faut-il savoir quels frais sont éligibles au remboursement et comment en bénéficier. On fait le point.
Portage salarial et remboursement des frais : comment ça marche ?
Il existe 2 sortes de frais professionnels en portage salarial :
- Les frais professionnels de mission
- Les frais professionnels de fonctionnement.
Les frais de mission peuvent directement être facturés aux entreprises clientes. Il s’agit des dépenses liées à la prestation effectuée dans le cadre du portage salarial (frais de déplacement, de restauration, d’hébergement et achats indispensables au bon déroulement de la mission). Etant donné que vous les facturez à votre client, ils font l’objet de discussions et d’estimations préalables entre vous. Ces frais seront évidemment intégrés dans la facture et devront être accompagnés de pièces justificatives.
Les autres types de frais professionnels sont appelés les frais de fonctionnement. Ils ne peuvent pas être directement facturés aux sociétés clientes : frais de connexion, de documentation, de téléphone, d’affranchissements, de fournitures de bureau, etc. Néanmoins, ils peuvent être déduits de vos honoraires après que la société de portage ait prélevé ses frais de gestion. Cette méthode vous exempte alors de charges sociales sur les montants retranchés.
Quid du vélo électrique en portage salarial ?
Etant donné que le salarié porté peut bénéficier d’une prise en charge de ses frais de déplacement en portage salarial, le vélo électrique peut lui être remboursé, en tout cas partiellement.
Le nouveau « forfait mobilité durable »
En effet, afin d’encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le « forfait mobilité durable » (ex indemnité kilométrique vélo) est entré en vigueur le 10 mai 2020. Les employés peuvent se voir rembourser tout ou une partie de leurs frais de transports personnels entre leur domicile et leur lieu de travail. Les moyens de transports concernés sont les vélos, électriques ou manuels, la voiture dans le cadre d’un co-voiturage, les transports en communs, en dehors de frais d’abonnements, et tout autre service de mobilité partagée.
Il suffit de joindre à la facture présentée au client les justificatifs, à l’instar de la facture d’achat. Il est important de souligner que ces frais de déplacement doivent être négociés avec le client en amont et figurer dans le contrat commercial entre la société de portage et l’entreprise cliente.
Versement du « forfait mobilité durable »
Pour que le client accepte de prendre en charge ces frais de mission, et notamment le remboursement partiel de votre vélo électrique, vous devez toutefois être convaincant car ce dernier n’y est pas contraint.
La prise en charge par l’employeur est limitée à 400€ par an et par salarié porté. Elle est exonérée d’impôt et de cotisation sociale pour la société cliente. Cette prise en charge est cumulable avec l’abonnement de transport en commun mais dans cette limite totale de 400€.
